Der optimale Konferenzraum

Wer eine Konferenz plant, sollte sich über gewisse Faktoren Gedanken machen, damit die Veranstaltung als gelungen in Erinnerung bleibt. Zuerst sollte geklärt werden, wo es sinnvoll ist die Konferenz durchzuführen, sprich die Stadt sollte für alle gut zu erreichen sein und das Gebäude selbst muss allen Bedürfnissen eines Konferenzinitiators genügen. Zudem werden Anforderungen an den optimalen Konferenzraum gestellt.

Eigenschaften eines optimalen Konferenzraums

Der optimale Konferenzraum braucht einen günstig zu erreichenden Standort und genügend Platz für alle Teilnehmer. Am besten eignen sich Räume mit großen, runden Tisch, wo alle Teilnehmer sitzen und der Konferenz gut folgen können. Außerdem sind bequeme Stühle sinnvoll, da Konferenzen manchmal lange dauern. Jeder Teilnehmer sollte außerdem die Möglichkeit haben seinen Rechner an ein Netzteil anschließen zu können. Ein Internetzugang ist für alle Beteiligten ist ebenfalls notwendig.

Konferenzräume sollten bestenfalls immer besucht werden, bevor man sich für einen entscheidet. Allerdings gibt es zunehmend auch gute Portale, die die Suche nach solchen Räumen anbieten. Mit Placces können Konferenzräume in vielen deutschen Städten, wie z. B. Berlin, online betrachtet und anhand von Bilder und Beschreibungen begutachtet werden.

Beamer, Leinwand, Flipchart

Eine weitere wichtige Frage, die zu klären wäre, ist, wie viele Tage die Konferenz dauert. Denn wenn dieses Event mehrere Tage in Anspruch nimmt, muss auch für Übernachtungsmöglichkeiten gesorgt werden. Dafür eignen sich am besten Hotels mit integrierten Konferenzsälen. Dort ist auch für eine angemessene Verpflegung gesorgt. Achten Sie außerdem darauf, dass die Anreise für alle verständlich ist und für jeden gut zu erreichen. Wenn die Räumlichkeiten gut ausgewählt sind, kann nicht mehr viel schief gehen. Mit der standartüblichen Technik wie Beamer, Leinwand, Flipchart und Lautsprechern können gut vorbereitete Vorträge optimal präsentiert werden. Sodass die Grundlage für einen konstruktiven Austausch gegeben ist. Sehr dankbar sind die Teilnehmer, wenn es in der Pause die Möglichkeit gibt sich in einer angenehmen Atmosphäre zurückzuziehen um zum Beispiel in Ruhen einzeln mit Teilnehmern zu sprechen. Achten Sie darauf, dass der Ablaufplan für alle klar und eindeutig ist. Jeder sollte das Programm vor Beginn der Konferenz erhalten, damit mit allen Blöcken pünktlich begonnen werden kann. Es bietet sich an, gleich am Anfang nach der Begrüßung einen kleinen Aperitif im Stehen zu organisieren, so können sich alle ein wenig kennen lernen.

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